1. Responsable del Tratamiento
Se informa a los usuarios y entidades contratantes de que las entidades mercantiles responsables de la plataforma Orion IA Tools (tanto en su servicio web como en su extensión de aplicación móvil) son:
| Denominación Social | Orion Software Solutions S.L. / Orion IA Consulting S.L. |
|---|---|
| Plataforma Tecnológica | Orion IA Tools (SaaS B2B) |
| Sede y Jurisdicción | España (Unión Europea) |
| Portal Web Principal | https://orioniatools.com |
| Contacto de Privacidad y DPO | a.lorenzo@orionsgi.es |
Para cualquier consulta relativa a la protección de datos, gobernanza de la información o ejercicio de derechos de privacidad, puede dirigirse formalmente al correo electrónico indicado.
2. Ámbito de Aplicación y Roles (Modelo B2B)
Orion IA Tools es un software empresarial diseñado exclusivamente para organizaciones mercantiles y profesionales (B2B). En este marco, concurren dos figuras claramente diferenciadas:
- Orion Software Solutions S.L. / Orion IA Consulting S.L. como Responsable del Tratamiento: Respecto a los datos de registro de las empresas contratantes, credenciales de inicio de sesión de los usuarios autorizados (código de cliente empresarial, identificador de usuario y contraseña cifrada) y registros técnicos de auditoría de actividad para garantizar la seguridad del sistema.
- Orion Software Solutions S.L. / Orion IA Consulting S.L. como Encargado del Tratamiento: Respecto a todos los documentos (facturas, nóminas, albaranes, partes de trabajo) y datos contables procesados o sincronizados por cuenta de la empresa cliente. La empresa cliente actúa como Responsable del Tratamiento de dichos datos, y Orion IA Tools trata la información siguiendo estrictamente sus instrucciones contractuales y de servicio.
Cada organización cliente dispone de un entorno de base de datos rigurosamente aislado y securizado mediante particionamiento lógico exclusivo. Ningún usuario u organización puede acceder ni consultar documentos, registros o información contable ajenos a su propia empresa.
3. Tratamiento de Datos por Módulos en la Plataforma Web
Nuestra solución web proporciona módulos especializados de gestión corporativa, procesando únicamente los datos necesarios para cada función operativa:
- Módulo de Facturación de Proveedores y Envío de Facturas: Procesamiento de documentos PDF/XML, números de factura, fechas de expedición, importes, bases imponibles, cuotas de IVA, identificadores fiscales (NIF/CIF) y correos de contacto para la emisión oficial de facturas con justificante firmado criptográficamente.
- Módulo de Digitalización de Albaranes y Debit Notes: Tratamiento de albaranes de entrega, códigos de pedido, líneas de mercancía y comprobaciones de duplicados contables.
- Módulo de Gestión de Nóminas: Distribución digital de recibos salariales confidenciales mediante buzones de correo SMTP corporativos configurados por la empresa, permitiendo a los empleados recibir su nómina de forma encriptada y protegida.
- Módulo de Stock, Lotes e Inventario: Control de referencias de producto, códigos de barras EAN, lotes de fabricación, fechas de caducidad y ubicaciones físicas de almacén.
- Cartera Comercial, CRM y Tarifas de Transporte: Supervisión de notas comerciales internas, agendado de tareas en calendarios WebDAV corporativos y auditoría automatizada de liquidaciones y facturación de empresas de transporte y mensajería.
4. Inteligencia Artificial, Extracción OCR y Confidencialidad
Orion IA Tools incorpora capacidades avanzadas de extracción inteligente de información documental basadas exclusivamente en modelos de visión multimodal e inteligencia artificial de Google (Google Gemini / Google Cloud) mediante endpoints de nivel empresarial.
Bajo los acuerdos contractuales de nivel empresarial con Google Cloud / Google Gemini:
- Los documentos contables, facturas o nóminas subidas por los clientes NUNCA se utilizan para entrenar, reentrenar ni mejorar modelos de IA públicos de Google.
- El procesamiento se efectúa en memoria volátil cifrada y los datos son descartados inmediatamente tras la extracción estructurada del JSON contable.
- No se realiza ninguna toma de decisiones automatizada que genere efectos jurídicos sin la debida supervisión y validación humana del usuario en el panel web.
5. Puentes de Conexión ERP y Seguridad On-Premise
Para integrar la plataforma con los sistemas ERP de escritorio corporativos de las empresas clientes, Orion IA Tools utiliza una arquitectura de agentes puente (ERP Bridges):
- Sin Apertura de Bases de Datos a Internet: Los servidores de bases de datos del cliente nunca se exponen públicamente. La comunicación se canaliza exclusivamente mediante endpoints web autenticados en el servidor local del cliente.
-
Autenticación Criptográfica Robusta: Toda petición hacia el bridge requiere un
Bearer Tokensecreto de alta entropía y validación de cabeceras de seguridad. - Aislamiento de Carpetas: Las operaciones de archivo de documentación respetan exclusivamente directorios locales autorizados y restringidos para la gestión documental, impidiendo cualquier lectura transversal de archivos ajenos al sistema ERP.
6. Permisos Específicos de la Aplicación Móvil Android
Nuestra aplicación móvil híbrida (desarrollada con Capacitor y empaquetada bajo el identificador es.orionsgi.orioniatools) está concebida como un complemento de movilidad para operaciones de planta y almacén. Solicita estrictamente los permisos indispensables para su función:
| Permiso del Dispositivo | Finalidad Exclusiva de Uso | Garantía de Privacidad |
|---|---|---|
android.permission.CAMERA |
Escaneo óptico en tiempo real de códigos de barras (EAN-13, Code 128) y códigos QR en el módulo de Stock y captura asistida de albaranes. | El procesamiento de códigos se ejecuta 100% en local mediante Machine Learning en el dispositivo. No se graban vídeos, no hay reconocimiento facial y no se accede a la galería personal. |
android.permission.INTERNET |
Comunicación cifrada vía HTTPS entre el dispositivo móvil y los servidores corporativos para sincronizar recuentos de inventario y consultas. | Transmisión cifrada bajo protocolo TLS 1.3 con certificados SSL oficiales. |
La aplicación móvil no recopila datos de geolocalización GPS continuos, no accede a la agenda de contactos, ni supervisa el uso de otras aplicaciones del dispositivo del usuario.
7. Política de Cookies y Tecnologías de Almacenamiento Local
En relación con el uso de cookies y tecnologías de almacenamiento local en la navegación:
- Cero Cookies Publicitarias o Analíticas de Terceros: Orion IA Tools no integra Google Analytics, píxeles de Meta/Facebook, cookies de redes de publicidad programática ni rastreadores de perfiles de navegación.
-
Cookie Técnica Estrictamente Necesaria (
PHPSESSID): Generada por el servidor web al iniciar sesión con el único fin de mantener abierta la sesión segura del usuario autenticado, prevenir ataques de falsificación de peticiones y verificar sus permisos. Esta cookie expira automáticamente al cerrar el navegador o transcurrido el tiempo de inactividad de seguridad. -
Almacenamiento Local (
LocalStorage): Utilizado únicamente para guardar configuraciones de interfaz del usuario (como la preferencia de idioma seleccionada o el estado de filtros de tabla), optimizando la velocidad de carga sin transmitir datos a servidores externos.
Al tratarse exclusivamente de tecnologías técnicas imprescindibles para la prestación del servicio expresamente solicitado por el usuario, la plataforma no requiere banners de consentimiento publicitario.
8. Medidas de Seguridad, Alojamiento y Conservación
Orion Software Solutions S.L. y Orion IA Consulting S.L. aplican medidas técnicas y organizativas de vanguardia para salvaguardar la integridad y disponibilidad de la información:
- Cifrado en Tránsito: Todas las comunicaciones se realizan bajo túneles HTTPS con cifrado TLS 1.3 y certificados SSL de alta seguridad.
- Cifrado de Credenciales: Las contraseñas de usuario se almacenan mediante funciones hash criptográficas seguras de un solo sentido (
bcryptcon factores de coste dinámicos). - Ubicación de los Servidores: Los servidores y bases de datos centrales de la plataforma están alojados en centros de datos ubicados dentro del Espacio Económico Europeo (UE), sujetos al estándar de privacidad más riguroso del mundo.
- Plazos de Conservación: Los datos se conservan mientras permanezca vigente el contrato de prestación de servicios y durante los plazos legalmente exigibles por la normativa fiscal y mercantil aplicable para la custodia de libros y documentación contable.
9. Ejercicio de Derechos y Contacto
Cualquier usuario o titular puede solicitar formalmente el ejercicio de sus derechos de privacidad:
- Derecho de Acceso: Conocer qué datos personales o empresariales están siendo tratados.
- Derecho de Rectificación: Solicitar la corrección de datos inexactos o desactualizados.
- Derecho de Supresión («Derecho al Olvido»): Solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios para la finalidad contratada.
- Derecho de Limitación y Oposición: Restringir el alcance del tratamiento en determinadas circunstancias legales.
- Derecho a la Portabilidad: Recibir los datos facilitados en un formato estructurado y de lectura mecánica.
Para tramitar el ejercicio de cualquiera de estos derechos, remita una solicitud por escrito acreditando su identidad al correo oficial de privacidad:
Asimismo, se informa de la posibilidad de acudir ante la autoridad de control de protección de datos competente a través de su sede electrónica oficial en www.aepd.es.